Privacy voorwaarden

Deze privacy policy gaat uit van:

Vulsteke & Verbeke NV

Groot-Brittanniëlaan 5

8970 Poperinge

Ondernemingsnummer 0460.106.731

BTW BE 0460.106.731

RPR Gent (afdeling Ieper)

Hierna genoemd ‘Vulsteke & Verbeke’

E-mailadres: info@vulsteke-verbeke.be

www.vulsteke-verbeke.be

Deze privacy policy gaat uit van Vulsteke & Verbeke in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op:

• Categorie 1: de verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van het surfen op de website www.vulsteke-verbeke.be en bij het invullen van een verzoek op de contactpagina of het inschrijven op de nieuwsbrief;

• Categorie 2: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) prospects of klanten;

• Categorie 3: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke partners.

Vulsteke & Verbeke zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Vulsteke & Verbeke verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Vulsteke & Verbeke wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

• welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
• waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;
• hoe ze worden beschermd;
• met wie ze worden gedeeld;
• of uw persoonsgegevens buiten de EER worden doorgestuurd; en
• hoe lang ze worden bewaard.

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen.

Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.

Vulsteke & Verbeke kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. Vulsteke & Verbeke zal de laatste versie van de privacy policy op de website www.vulsteke-verbeke.be publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal Vulsteke & Verbeke u contacteren en uw toestemming afwachten.

Deze privacy policy werd voor het laatst op 6 juli 2023 geüpdatet.

Vulsteke & Verbeke beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.

Vulsteke & Verbeke verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: Voor wat betreft gewone bezoekers van de website:

• Wanneer u gewoon op onze website surft kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, doorgaans via cookies;
• Het is mogelijk om een contactformulier in te vullen. Daarbij vragen we volgende gegevens:

§ Werfadres (het adres waar het product moet afgeleverd worden) - verplicht veld

§ Factuuradres - geen verplicht veld

§ Naam + voornaam

§ E-mailadres

§ Telefoonnummer

§ Gsm-nummer

§ Bericht met beschrijving aanvraag

§ BTW-nummer - geen verplicht veld

• U kan zich inschrijven op de nieuwsbrief door uw naam, voornaam en e-mailadres in te vullen.

Categorie 2: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens bij reguliere opdrachten:

• Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, werfadres, eventueel factuuradres, telefoon/GSMnummer en e-mailadres en desgevallend functie;
• Bankgegevens zoals rekeningnummer (niet van toepassing bij prospects).

Categorie 3: Voor wat betreft (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke betrokkenen:

• Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, telefoonnummer en e-mailadres, functie;
• Bankgegevens zoals rekeningnummer (niet van toepassing bij prospects).

In dit kadert verwijst Vulsteke & Verbeke eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen.

U kunt Vulsteke & Verbeke uw persoonsgegevens bijvoorbeeld overgemaakt hebben door op de Vulsteke & Verbeke website te surfen, door ons te contacteren via social media, door ons te e-mailen enz. Er zijn dus persoonsgegevens die door u rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie de website, uw IP-adres enz.

Vergeet Vulsteke & Verbeke niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor Vulsteke & Verbeke relevant is. Vulsteke & Verbeke streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat Vulsteke & Verbeke de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de cliëntenovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 2

Vulsteke & Verbeke gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk cliëntenbeheer. Zo kan Vulsteke & Verbeke gepast met u communiceren. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en Vulsteke & Verbeke te kunnen uitvoeren.

Bv. wanneer u ons contacteert via de contactpagina op de website, zullen wij uw vraag beantwoorden.

Bv. wij verwerken uw persoonsgegevens om u een op maat gemaakte offerte te kunnen overmaken.

Bv. wij verwerken uw e-mailadres om gepast met u te kunnen communiceren als klant.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 3

Vulsteke & Verbeke gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en Vulsteke & Verbeke te kunnen uitvoeren.

Bv. wij verwerken uw bankgegevens om uw facturen te kunnen betalen.

Optimalisatie van de diensten en beveiliging en statistieken

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Uiteraard hebben wij het recht om onze tools en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren. Dit over het algemeen op basis van de gerechtvaardigde belangen van Vulsteke & Verbeke.

Voor de meer dan noodzakelijke cookies zal Vulsteke & Verbeke steeds uw toestemming afwachten. We verwijzen hiervoor naar de Cookie Policy.

Bv. wij kunnen uw surfgedrag op onze website bijhouden teneinde de website-ervaring te personaliseren. Wij zullen evenwel enkel analytische cookies verwerken wanneer u hiermee effectief heeft toegestemd.

Marketing door Vulsteke & Verbeke

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Wanneer u een cliënt bent van Vulsteke & Verbeke, kan uw e-mailadres, voornaam, naam ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten of producten aan u te promoten of u te informeren over weetjes in de sector. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van Vulsteke & Verbeke.

U kunt ons steeds vragen om dergelijke informatie niet langer te ontvangen. In het kader van direct marketing kunt u steeds uw recht van bezwaar laten gelden.

Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u cliënt bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw e-mailadres gevraagd worden. In geval de promo gebaseerd is op toestemming, kunt Vulsteke & Verbeke op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen.

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Daarnaast gebruikt Vulsteke & Verbeke uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn.

Bv. wetgeving omtrent opmaak van facturen.

Bovendien verwerkt Vulsteke & Verbeke uw persoonsgegevens om haar rechten te vrijwaren.

Bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen.

Wanneer Vulsteke & Verbeke uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.

Vulsteke & Verbeke doet geen beroep op computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate kunnen treffen.

Vulsteke & Verbeke heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Vulsteke & Verbeke streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.

Vulsteke & Verbeke’s website kan links, plug-ins, interfaces naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke en het privacybeleid van deze derde partijen zal dus van toepassing zijn.

Vulsteke & Verbeke deelt uw gegevens met partijen die Vulsteke & Verbeke helpen met de uitvoering van haar diensten bv. IT-providers voor gegevensopslag, haar boekhouder.

Vulsteke & Verbeke maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken.

Vulsteke & Verbeke kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EER, zal Vulsteke & Verbeke de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Doorgaans worden uw persoonsgegevens buiten de EER overgedragen op basis van een adequaatheidsbeslissing of de standard contractual clauses zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Vulsteke & Verbeke zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Indien u bijvoorbeeld promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw voornaam, naam, e-mailadres voor dit doel bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft.

Verder bewaart Vulsteke & Verbeke de nodige persoonsgegevens bijvoorbeeld ook om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. Vulsteke & Verbeke kan in het kader daarvan gegevens tot zeven (7) jaar bewaren te rekenen vanaf 1 januari van het volgende jaar.

Vulsteke & Verbeke houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen.

Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden.

U heeft verschillende rechten:

1. Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen
   U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. Vulsteke & Verbeke stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie.
   
2. Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking
   Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of een verwerking laten beperken (bijvoorbeeld wanneer Vulsteke & Verbeke de juistheid van uw persoonsgegevens gaat controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing).
   
3. Recht van bezwaar
   U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en Vulsteke & Verbeke dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen. Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing.
   
4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
   U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
   
5. Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit
   Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.

Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.

Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het vestigingsadres van Vulsteke & Verbeke, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.

Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met Vulsteke & Verbeke via info@vulsteke-verbeke.be. U kunt Vulsteke & Verbeke ook steeds berichten via gewone post op het adres hierboven vermeld.

Vulsteke & Verbeke zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan zal Vulsteke & Verbeke u hierover berichten.